Để tiết kiệm thời gian cho lãnh đạo

Để tiết kiệm thời gian cho lãnh đạo, giải phóng người lãnh đạo khỏi những công việc, sự vụ, nhằm tập trung vào những công việc quan trọng khác, Thư ký phải tự mình thảo một số văn bản thông thường và hoàn thành những phần việc mà người lãnh đạo giao cho trong trường hợp người lãnh đạo phải tự mình thảo những văn bản quan trọng.
Ngày nay với sự phát triển tiến tiến của Khoa học kỹ thuật, con người làm việc với máy tính, các phần mềm quản lý. Công ty TNHH in Hoàng Minh hoạt động trong lĩnh vực in ấn, quảng cáo, thiết kế nên phương tiện phục vụ cho công việc của nhân viên chủ yếu là máy tính. Hoạt động của người Thư ký thường xuyên tiếp xúc với máy tính. Trong quá trình thảo văn bản, người Thư ký phải độc lập suy nghĩ và phát huy tính chủ động của mình. Thư ký có thể tự trả lời một số văn bản sau khi đã cân nhắc kỹ các phương án và tin tưởng rằng nếu chuyển cho lãnh đạo thì cũng sẽ giải quyết như vậy, sau đó chuyển cho người lãnh đạo những văn bản đã được chỉnh sữa hoàn chỉnh và đầy đủ.
Phần lớn các văn bản của Công ty TNHH in Hoàng Minh hình thành trong quá trình giải quyết công việc của cơ quan và thường được lặp lại về nội dung, hình thức, cách diễn đạt (tuy có sự khác nhau về độ phức tạp, qui mô và thời gian diễn biến) nên Thư ký chủ yếu là hợp lý hóa nâng cao năng suất lao động trong công việc tự thảo văn bản của mình bằng các phương pháp:
- Sử dụng các fom văn bản:
+ Văn bản được lập theo một khuôn mẫu nhất định, như các tập Quyết định, các tập Hợp đồng.
+ Văn bản được tiêu biểu điển hình cho toàn Công ty.
+ Văn bản được lập theo cùng một mục đích như: Hợp đồng nguyên tắc, Hợp đồng kinh tế, Báo giá…
Thư ký lập các tập văn bản mẫu nói trên bằng cách lựa chọn các văn bản lặp lại và làm thêm một bản sao đối với mỗi văn bản đó. Các tập văn bản mẫu hàng năm được bổ sung và hoàn thiện dần trong quá trình sử dụng.
Ngoài các văn bản đã có fom sẵn, trong nhiều trường hợp Thư ký phải soạn thảo các mẫu công văn như: Thư cảm ơn, Công văn trả lời, Công văn đề nghị, các công văn có nội dung mà sự việc đột xuất xảy ra. Công ty TNHH in Hoàng Minh là đơn vị phục vụ, có nhiều loại khách hàng nên thường xuyên diễn ra những tình huống mà khách hàng mang lại không trong dự tính và Thư ký là người luôn sẵn sàng, nhạy bén, bình tĩnh để giải quyết những tình huống đó một cách tốt nhất giúp Thủ trưởng bớt những gánh nặng.
Ngoài ra Thư ký còn phải giúp lãnh đạo hoàn thành một số công việc như chúc mừng nhân ngày lễ, ngày kỷ niệm và những trường hợp khác mà người lãnh đạo là người đại diện của cơ quan trong những trường hợp đó. Thư ký phải lập và theo dõi danh sách các ngày lễ, ngày kỷ niệm, ngày sinh nhật của nhân viên trong cơ quan

Results (English) 1:

To save time for the leader, the leader of the liberation of the work, the service, in order to focus on other important tasks, the Secretariat to draft some text and complete the work that the leader handed in the case led to the drafting of important documents.Today with the development of scientific and technical progress, people working with the computer, the management software. The print company active in the field of Hoang Minh printing, advertising, design should serve the media work of employees mainly from the computer. Activities of the Secretariat are regularly exposed to the computer. During the drafting of the text, the clerk must independently thinking and promote his initiative. The Secretary may answer some of the text after you have considered the options and believe that if transformed for the leaders will also tackle the so, then moved to the head of the text has been completed and full of milk.The majority of the text of the print company Hoang Minh formed in the process of resolving the Agency's work and is often repeated in terms of content, form and expression (but there are differences about the complexity, scope and duration variables) should the secretariat mainly rationalization raise labor productivity in work order your text by using the France: -Use the fom the text:+ Text was created according to a certain pattern, such as the set of decisions, the contract. + Typical text are typical for the whole company. + Text is created according to the same purpose as: contract principles, economic contracts, quotes ...The secretariat established the above sample text by selecting the text and do one more for each copy that text. The sample text is added and improve gradually in the course of use.In addition to the text already available fom, in many cases the Secretariat should draft the dispatch form such as: letters of thanks, The text of the reply, The writer suggested, the dispatch has content that the sudden happening. In Hoang Minh co., Ltd is the unit of service, there are many types of customers should regularly occur situations where customers bring in not contemplated and the Secretariat is always ready, sharp, easy to resolve these situations that the best way to help reduce the burden on heads. In addition the Secretariat also must help lead the complete some work like happy holidays, personal memories and other cases that the leader is representative of the Agency in those cases. The Secretariat should establish and follow the list of holidays, anniversaries, birthdays of employees in the Agency

Results (English) 2:

To save time for leaders, leaders freed from the job, the service, in order to focus on other important tasks, the Secretary must themselves draft a common text and completing parts that the leaders assigned to the case on their own leaders to draft important documents.
today, with the development of advanced engineering science, people working with computers, management software . Company Limited Hoang Minh operating in the field of printing, advertising and media design should serve the work of the staff mostly computer. Activities of the Secretariat regularly exposed to computers. In the text, the Secretariat should be independent thinking, and promote her initiative. Secretary can answer some text after careful consideration of the options and believe that if they go to the leaders will solve the case, then transferred to the leadership of the revised text complete and sufficient milk.
Most of the documents in Hoang Minh Co. formed in the process of handling affairs of agencies, and often repeated in the content, form and wording (although there is vary in complexity, size and duration of movements) should secretary rationalization primarily enhance work productivity in your text itself by methods:
- use the text fom Version:
+ Documents are prepared in a certain pattern, such as the collective decision, the collective contract.
+ Text typical typical for the whole company.
+ the document was prepared in accordance with the same purpose as: contract principles, economic contracts, Quotations ...
Secretariat set up the aforementioned sample text by selecting the text and add a duplicate copy of each document. The annual sample text file is added and completed gradually during use.
In addition to the documents made ​​available fom, in many cases the Secretariat to draft the written form as: Letter of thanks, Dispatch reply, written request, the text content that unexpected things happen. Company Limited Hoang Minh printing units in service, there are many types of customers should always take place in these situations that bring customers not within the contemplation and Secretary, who are always ready, responsive, calm to solve address the situation in the best way to help ease the burden heads.
also secretariat leadership must help complete some work as private congratulated holidays, anniversaries and other occasions where leaders as the representative director of the agency in such cases. Secretary shall establish and maintain a list of holidays, anniversaries, birthdays of employees in agencies