Đối với các hồ sơ đã hết thời hạn l

Đối với các hồ sơ đã hết thời hạn lưu trữ, nếu không có yêu cầu đặc biệt nào từ trưởng bộ phận, các cá nhân có liên quan và nhân viên quản lý hồ sơ tiến hành thanh lý hồ sơ hết hạn lưu trữ bằng cách đốt cháy, cắt, xé nhỏ bằng máy hủy giấy hoặc bằng tay, tùy theo điều kiện của mỗi bộ phận, nhằm đảm bảo những thông tin và dữ liệu trên các hồ sơ đã hủy không thể sử dụng lại được.
Lập biên bản hủy hồ sơ theo biểu mẫu BM/ISO-02-04, có chữ ký xác nhận của nhân viên quản lý hồ sơ và trưởng bộ phận đã tiến hành hủy hồ sơ. Trưởng các bộ phận có trách nhiệm xác định thời hạn lưu giữ của từng loại hồ sơ trong danh mục hồ sơ. Sau khi thanh lý hồ sơ hết hạn, nhân viên quản lý hồ sơ phải cập nhật lại danh mục hồ sơ theo biểu mẫu BM/ISO-02-01.
Đối với những hồ sơ không xác định thời hạn lưu trữ, khi cần thanh lý, phải có sự chấp thuận của cấp trên trực tiếp bằng văn bản hoặc qua e-mail. Đối với các hồ sơ lưu trên hệ thống máy vi tính, khi cần hủy cũng phải được sự chấp thuận của người có thẩm quyền.

Results (English) 1:

For the record the storage expiry, if no special requirements from the head of Department, the individual concerned and records management staff to conduct liquidation expired records stored by the burn, cut, shredded paper or manual cancellation of air, depending on the condition of each Department , to ensure that the information and data on the profile was not able to use it again.Set the minutes cancel documents with the form ISO-BM/02-04, signed confirmation of records management staff and head of the Department undertook to cancel the records. Head of the Department is responsible for determining the retention period of each type of profile in the Profiles list. After the liquidation of the profile expires, records management staff to update the profile list back under the form ISO-BM/2-01. For the record does not specify the duration of storage, if required, must have the approval of the supervisor in writing or via e-mail. For the records stored on a computer system, when the need to cancel must also be approved by the authority.

Results (English) 2:

For the record store has expired, without any special request from the head of department, the relevant individuals and records management staff liquidate expired records stored by burning, cutting, paper shredder shredding or manually, depending on the conditions of each department, to ensure that the information and data on the records was canceled can not be reused.
making records destroyed records in the form BM / ISO-02-04, with the signature of records management staff and department heads have conducted destroy records. Head of the department responsible for determining the retention period for each type of profile in the profile category. After the liquidation of expired records, records management staff to update the list of records in the form BM / ISO-02-01.
For the record does not specify the duration of storage, when necessary audio Management must have the approval of their immediate superior in writing or via e-mail. For the records stored on computer systems, the need to cancel must be approved by a competent person.