Công tác quản lý văn bản đến cần đả

Công tác quản lý văn bản đến cần đảm bảo các yêu cầu sau:
- Khi nhận được bao bì tài liệu bên ngoài gửi đến thì trước hết nhân viên hành chính của phòng hành chính nhân sự vào sổ, đóng dấu "đến", ghi số thứ tự trên công văn đến, ghi rõ ngày, tháng, năm để xác định thời gian công văn đến, sau đó chuyển cho phòng ban có liên quan với sự xác nhận của người nhận (qua trao tay) hoặc fax;
- Văn bản đến không xác định chính xác tên nơi nhận trong công ty, nhân viên hành chính của phòng hành chính nhân sự phải chuyển lên Ban Tổng Giám đốc để xin ý kiến chỉ đạo;
- Nếu nhận tài liệu, công văn qua đường e-mail, phải ghi các thông tin vào sổ tiếp nhận thông tin (số công văn, nơi gửi, nội dung sơ bộ, v.v.);
- Văn bản đến sau khi được phê duyệt của Ban Tổng Giám đốc sẽ được sao chụp theo đúng yêu cầu và phân phối cho từng phòng ban thực hiện, sau đó được bộ phận hành chính ghi chú vào cột phân phối cho từng phòng ban theo mẫu trong sổ theo dõi công văn. Bộ phận hành chính lưu lại 01 bản để theo dõi.
Công tác quản lý văn bản đi cần đảm bảo các yêu cầu sau:
- Các phòng ban có văn bản gửi đi, khi cần thiết có sự phê duyệt của Ban Tổng Giám đốc thì phải qua bộ phận hành chính của phòng hành chính nhân sự để kiểm tra thể thức, đóng dấu và gửi đi theo đường fax, bưu điện, trực tiếp…;
Nhân viên hành chính gửi công văn đi sẽ vào sổ theo dõi công văn đi và lưu lại 01 bản gốc.

Results (English) 1:

Text management to ensure the following requirements:-When receiving external documentation package submitted to the first of the administrative staff of administrative personnel in the log book, stamped "to", the record number on the van arrived, stating the date, month and year to determine time to dispatch, then transferred to the departments concerned with the validation of the recipient (handed over), or fax;-The text to not determine exactly where the name of the company, the administrative staff of administrative personnel have to move up the Board Of Directors to ask for guidance;-If the materials, dispatch via e-mail, to write the information into shared information (number of dispatches, the sender, the preliminary content, etc.);-The text came after the approval of the Board Of Directors will be shooting stars as requested and distributed to each Department to perform, then the administrative notes in the distribution column for each departments according to the template in the shared track. The administrative record 1 a to track.The management of the text should ensure the following requirements:-The departments have text sent, when needed the approval of the Board Of Directors must then pass the Administrative Department of personnel administration to test the form, stamped and sent the fax, postal mail, direct ...;The administrative staff will dispatch to send the writer go and save 01 original.

Results (English) 2:

The management of the text to make sure the following requirements:
- Upon receiving external packaging material is first sent to the administrative staff of the administrative office personnel in the book and seal "to" record serial number on the dispatch to, stating the date, month and year to determine the time to dispatch, then transferred to the relevant departments, with verification of the recipient (via hands) or fax;
- Van Version to not specify exactly where to get the company name, the administrative staff of the administrative office personnel have moved to the Directors to apply the directive;
- If the received document, the document via e- mail, to write the information to the receiver of information (the dispatch, where sent, preliminary content, etc.);
- written until after the approval of the Board of Directors will be copied in the proper way and distribution needs for each department implemented, then the administrative department in the column notes distributed to each department in the form of the record book writer. Administrative department saved 01 for monitoring.
The management of travel documents should ensure the following requirements:
- The text departments sent, if necessary with the approval of the Board of Directors must go through the administrative department of administrative office personnel to inspect forms, stamped and sent along fax, mail, direct ...;
staff travel department will send an official letter to the tracking window outgoing documents and save 01 originals.