chuẩn bị thư mời và thư cảm ơn, brochure, kịch bản chương trình vắn tắt, trang thiết bị kỹ thuật gồm âm thanh, ánh sáng, máy chiếu, hình ảnh, PPT, video trình chiếu, máy quay , máy ảnh, hoa trang trí,hoa tặng người thuyết trình,backdrop, quà tặng, thẻ đeo cho ban tổ chức và khách, bangron chào mừng, bàn tiếp tân.