4.1. Giao dịch, đàm phán và ký kết

4.1. Giao dịch, đàm phán và ký kết hợp đồng ngoại thương.
4.1.1 Giao dịch
người xuất khẩu và người nhập khẩu thường phải qua một quá trình giao dịch, thương thảo và các điều kiện giao dịch. Quá trình đó có thể bao gồm những bước sau đây:
Hỏi giá: là lời đề nghị bước vào giao dịch. Hỏi giá là việc người mua đề nghị người bán cho biết giá cả và các điều kiện thương mại cần thiết khác để mua hàng
Phát giá (chào hàng): Có hai loại chào hàng đó là: Chào hàng cố định và chào hàng tự do:

- Chào hàng cố định: là việc chào bán một lô hàng nhất định cho một người mua, có nêu rõ thời gian mà người chào hàng bị ràng buộc trách nhiệm vào lời đề nghị của mình. Thời gian này gọi là thời hạn hiệu lực của chào hàng. Trong thời gian hiệu lực nếu người mua chấp nhận hoàn toàn chào hàng đó thì hợp đồng coi như được giao kết. Nếu trong chào hàng cố định người bán không ghi rõ thời gian hiệu lực thì thời hạn này được tính theo thời hạn hợp lý. Thời hạn này thường do tính chất loại hàng, khoảng cách về không gian giữa hai bên và cũng nhiều khi do tập quán quy định.

- Chào hàng tự do: là việc chào hàng “ tự do” cần phải làm rõ bằng cách ghi “chào hàng không cam kết” hoặc “ chào hàng ưu tiên cho người mua trước” hoặc “báo giá”. Chào hàng tự do không ràng buộc trách nhiệm của người phát ra chào hàng, nên thường có thể chào ở nhiều nơi, nhiều người.
Đặt hàng:

Đặt hàng là lời đề nghị ký kết hợp đồng thương mại xuất phát từ phía người mua. Trong đặt hàng người mua nêu cụ thể về hàng hoá định mua và tất cả những nội dung cần thiết cho việc ký kết hợp đồng.
Hoàn giá:
Khi khách hàng nhận được chào hàng không chấp nhận hoàn toàn chào hàng đó mà đưa ra một lời đề nghị mới thì đề nghị này là trả giá. Khi có sự trả giá, chào hàng coi như huỷ bỏ.
Ký kết hợp đồng .

4.1.2. Đàm phán
Thông thường người ta sử dụng ba hình thức sau để đàm phán:

Đàm phán qua thư tín:

Đàm phán qua thư tín là việc đàm phán qua thư từ và điện tín, là phương thức các bên gửi cho nhau những văn bản để thoả thuận những điều kiện buôn bán. Đây là hình thức đàm phán chủ yếu để giao dịch giữa các nhà kinh doanh xuất nhập khẩu trong điều kiện hiện nay. So với việc gặp gỡ trực tiếp thì giao dịch qua thư tín tiết kiệm được nhiều chi phí. Hơn nữa, trong cùng một lúc có thể trao đổi với nhiều khách hàng ở nhiều nước khác nhau. Người viết thư có điều kiện để cân nhắc suy nghĩ, tranh thủ ý kiến nhiều người và có thể khéo léo giấu kín ý định thực sự của mình. Nhưng việc giao dịch qua thư tín đòi hỏi nhiều thời gian chờ đợi, có thể cơ hội mua bán tốt sẽ trôi qua. Còn việc sử dụng điện tín thì phần nào khắc phục được nhược điểm này.

Đàm phán qua điện thoại ( các phương tiện truyền thông )

Đàm phán qua điện thoại và các phương tiện truyền thông là hình thức giao dịch mà các bên chỉ tiếp cận được một dạng thức hình ảnh hoặc âm thanh hoặc cả hình ảnh lẫn âm thanh nhưng trong một cảnh tĩnh nhất định do đó người đàm phán phải có các nghiệp vụ sau:

- Phải có công tác chuẩn bị trước khi bước vào giao dịch, đàm phán. Phải chuẩn bị phương án đàm phán, mục tiêu đàm phán, bố trí không gian, khung cảnh khi đàm phán.

- Giai đoạn đàm phán phải trình bày ngắn gọn, rõ ràng và dễ hiễu. Khi kết thúc đàm phán phải liệt kê và khẳng định những nội dung đã được thống nhất.

- Việc trao đổi qua điện thoại là việc trao đổi bằng miệng, không có gì là bằng chứng cho những thoả thuận, quyết định trong trao đổi, bởi vậy điện thoại chỉ sử dụng trong những trường hợp cần thiết, thật khẩn trương, sợ lỡ mất thời cơ, hoặc trong những trường hợp mà mọi điều kiện đã thoả thuận xong chỉ còn chờ xác nhận một vài chi tiết.

Đàm phán qua gặp gỡ trực tiếp.

Hình thức giao dịch này là một trao đổi ý kiến giữa các chủ thể nhằm đi đến thống nhất các điều kiện mua bán và giá cả trên cơ sở gặp mạt lẫn nhau. Trong giao dịch gặp gỡ trực tiếp các bên thường thể hiện rất nhiều thủ thuật đàm phán, lợi dụng bối cảnh đàm phán thể hiện khả năng của mình.

Việc hai bên mua bán gặp gỡ trực tiếp nhau tạo điều kiện cho việc hiểu biết nhau tốt hơn và duy trì được mối quan hệ tốt, lâu dài với nhau.

Đây là hình thức đàm phán khó khăn nhất trong ba hình thức đàm phán. Đàm phán trực tiếp đòi hỏi người tiến hành đàm phán phải chắc chắn về nghiệp vụ, phản ứng nhanh nhạy…để có thể tỉnh táo, bình tĩnh nhận xét, nắm được ý đồ, sách lược đối phương, nhanh chónh có biện pháp đối phó trong những trường hợp cần thiết hoặc quyết định ngay tại chỗ khi thời cơ đã chín muồi. Mất bình tĩnh, không tự chủ sẽ dễ lộ ý định của mình để đối phương nắm được. Mỗi lần gặp gỡ nhau thường tốn kém về chi phí đI lai, đón tiếp, quà cáp. Cho nên việc gặp gỡ nhau mà không đi đến kết quả là điều mà cả hai bên đều không mong muốn. Do vậy việc chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi tíên hành đàm phán trực tiếp là việc hết sức cần thiết.

Results (English) 2:

4.1. Transaction, negotiation and signing of the contract of sale.
4.1.1 Transaction
exporters and the importers often have to go through a transaction process, negotiation and trading conditions. That process may include the following steps:
Ask the price: the offer to enter the transaction. Ask price is the proposed buyer to seller pricing and commercial conditions necessary to purchase
Phat price (offer): There are two types of offerings are: Leads fixed and free offers :

- Leads fixed is offering a certain shipment to a buyer, the time has clearly stated that the offer shall be bound to its offer. This time called the validity period of the offer. During the period of validity if the buyer fully accepts the offer, the contract is deemed to be concluded. If the seller offers fixed not specify the period of validity, the time limit is calculated according to a reasonable time. This period is often due to the type of goods, the gap between the two sides in terms of space and also sometimes due to customs regulations.

- Leads freedom means the touted "freedom" must be clarified by noting " Offer not commit "or" priority touted to buyers before "or" quote ". Offers free non-binding responsibility of the emitted offers, so can often greeted in many places, many people.
Order:

Order that offer commercial contracting comes from buyers. In order specified by the buyer on the purchase of goods and all the content necessary for the signing of contracts.
Completion rates:
When the client receives no acceptable offers complete offering that gives a the new proposal, the proposal is to pay the price. When there is a price to pay, touted as canceled.
Signing a contract.

4.1.2. Negotiations
Usually we use the following three ways to negotiate:

Negotiating by mail:

mail-Negotiation is negotiation through letters and telegrams, is a method of sending each other the text to agreement trade conditions. This form of negotiation mainly to transactions between the import and export business in the current conditions. Compared to meet directly the transaction by mail more cost savings. Moreover, at the same time can communicate with many customers in many different countries. Who write in a position to weigh thoughts, opinions enlist more people and can cleverly hide their true intentions. But the transaction by mail requires a lot of time waiting, can be good trading opportunities will pass. And the use of the telegraph, then partly overcome this drawback.

Negotiations over the phone (the media)

Negotiations over the phone and the media is a form of transaction which the parties only approach is a kind of picture or audio or both the image and sound, but in a certain static scenes so that the negotiations must be the following transactions:

- must have preparations before entering the transaction, negotiations part. To prepare plans for negotiations, negotiating objectives, spatial layout, landscape when negotiating.

- Phase must negotiate a short presentation, clear and understandable. At the conclusion of the negotiations must be listed and affirm what has been agreed.

- The telephone exchange is the exchange of verbal, nothing is proof that agreements or decisions in exchange, so just use your phone in case of necessity, it urgently, afraid of missing the opportunity, or in cases where all the conditions agreed completed just waiting confirm some details.

negotiations over meet directly.

the form of this transaction is an exchange of ideas between stakeholders in order to reach an agreement on the conditions of sale and prices on the basis of mutual meeting. In direct trading parties meet often show a lot of tricks negotiations, taking advantage of the context of the negotiations expressed their capabilities.

The seller and buyer meet directly together to create conditions for mutual understanding better and maintain a good relationship, long together.

This is the form of the most difficult negotiations in the three forms of negotiation. Direct negotiations requires the negotiations to make sure the professional and responsive ... to be sober, calm commented, grasp the intentions, strategies enemy, shall, to take measures quickly to deal in the case of necessity or decided on the spot when the time is ripe. Unnerved, not autonomy will easily reveal your intentions to the enemy grasp. Every time you meet often costly travel expenses, hospitality, gifts. So to meet without traveling to the result is something both sides are not desired. Thus thorough preparation before conducting direct negotiations is essential.