Đối với các tài liệu cũ đã hết hiệu

Đối với các tài liệu cũ đã hết hiệu lực, dựa vào sổ phân phối tài liệu, người được phân công kiểm soát tài liệu phải thông báo ngay cho những người sử dụng để ngừng việc áp dụng, sau đó thu hồi và hủy bỏ theo đúng quy định. Các cá nhân được phân công kiểm soát tài liệu tại mỗi bộ phận và Thư ký ISO phải ghi và ký nhận vào sổ phân phối và thu hồi tài liệu theo biểu mẫu BM/ISO-01-04, đồng thời cập nhật lại danh mục tài liệu hiện hành. Trường hợp cần thiết, có thể lưu lại một bản tài liệu lỗi thời gần nhất để tham khảo. Bản tài liệu lỗi thời lưu lại phải được đóng dấu “tài liệu lỗi thời” ở trang đầu tiên theo như quy định tại khoản b, mục 6.4 của quy trình.
Đối với yêu cầu sao chụp hay in ấn tài liệu, phải có sự chấp thuận của người phê duyệt tài liệu hoặc người được ủy quyền, và phải đóng dấu vào bản sao để nhận biết tình trạng của tài liệu được phân phối. Người được phân công kiểm soát tài liệu chịu trách nhiệm cập nhật sổ phân phối và thu hồi tài liệu, danh mục tài liệu nội bộ, danh mục tài liệu bên ngoài của bộ phận mình; đồng thời định kỳ hàng tháng phải kiểm tra lại tình trạng lưu giữ tài liệu

Results (English) 1:

For the old document has expired, based on the shared document delivery, who was assigned to the document control must immediately notify the user to stop the application, then recovered and cancelled in accordance with the regulations. Individuals are assigned to control the document in every department and Secretary of the ISO to burn and the newsletter distribution and recovery of the document in the form of ISO-BM/01-04, update the current document list again. Where necessary, can save a copy of the most recent forecast error documents for reference. A document of outdated save must be stamped "obsolete" in the first page as prescribed in clause b of section 6.4 of the process.To request a copy or print documents, must be approved by the approved person or authorised person document, and shall seal the copy to identify the status of the document is distributed. The assigned document control is responsible for updating the shared distribution and recovery of material, internal documents, list of categories of documents outside of the Department; at the same time monthly to check status document retention

Results (English) 2:

For older documents have expired, based on the distribution of books, who is assigned to document control must immediately notify the user to stop the application, then recovered and destroyed at regulations. The individuals assigned to document control in each division and ISO secretary to record and sign the book distribution and recovery of the material in the form BM / ISO-01-04, also update the portfolio current document. When necessary, can save an outdated document to refer to the most recent. The document must be saved obsolete stamp "outdated document" on the first page as specified in paragraph b, section 6.4 of the process.
For requests copying or printing the document, must have the approval of the approval document or the authorized person, and must be stamped on copies to recognize the status of the document is distributed. Persons assigned to control document window responsible for distributing updates and recovered documents, internal documents list, the list of documents outside their department; monthly and must check the status of stored documents