Hệ thống nên đủ đơn giản để dễ hiểu

Hệ thống nên đủ đơn giản để dễ hiểu và dễ vận hành, nếu không, có thể có sự nhầm lẫn về những hồ sơ nào được yêu cầu và làm chậm trễ việc truy cập. Khi chọn cho mình một hệ thống lưu trữ hồ sơ, Công ty cần lưu ý đến tính linh động để có thể mở rộng và nhận một số lượng lớn hồ sơ khi cần. Xác định hồ sơ, tài liệu nào sẽ được sắp xếp và thời gian lưu trữ (đang sử dụng, bán sử dụng, không sử dụng…) Xây dựng hệ thống sắp đặt hồ sơ có hiệu quả: phải đảm bảo an toàn cho tài liệu quan trọng và dễ tìm khi cần sử dụng, thiết lập cẩm nang, sách hướng dẫn về danh mục sắp xếp. Lập kế hoạch xử lý hồ sơ không cần thiết.

Results (English) 1:

The system should be simple enough to understand and easy to operate, if not, there may be confusion on the records would be required and delay the visit. When selecting a storage system of records, the company should pay attention to the flexibility to expand and get a large number of records when needed. Identify records, material will be sorted and archived time (using, selling used, do not use ...) Building system profile setting is effective: to ensure safety for important documents and easy to find when you need to use, set the Handbook, guide category sort. Planning profile processing is not necessary.

Results (English) 2:

The system should be simple enough to understand and easy to operate, if not, there may be some confusion about what records are requested and delaying access. When choosing a recordkeeping system, companies should note the flexibility to be able to expand and get a large number of records when needed. Identify records and documents will be sorted and storage time (in use, sale and use, no use ...) Construction ordering records system effectively: to ensure the safety of assets important data and are easy to find when you need to use, setup guides, manuals on portfolio acquisitions. Planning process applications unnecessary.