Các hồ sơ chất lượng phải được lưu

Các hồ sơ chất lượng phải được lưu giữ cẩn thận tại những nơi khô ráo, sạch sẽ với các điều kiện bảo quản cần thiết để đảm bảo sự an toàn cho hồ sơ như tủ, kệ, thiết bị phòng chống cháy, các biện pháp phòng chống ảnh hưởng của hóa chất, ngăn ngừa ẩm mốc, lũ lụt, mối mọt, chuột cắn, bẩn, nhòe, thất lạc, v.v.
Đối với hồ sơ dạng văn bản, chỉ những người có liên quan mới được truy xuất và cập nhật.
Nhân viên quản lý hồ sơ chịu trách nhiệm cập nhật vào sổ theo dõi mượn và trả hồ sơ theo biểu mẫu BM/ISO-02-03 mỗi khi cho mượn để đảm bảo hồ sơ luôn được kiểm soát chặt chẽ, tránh mất mát hoặc thất lạc. Đối với hồ sơ trên mạng nội bộ hoặc trên máy vi tính, chỉ người có thẩm quyền mới được quyền truy xuất và cập nhật. Các tập tin chứa hồ sơ trên máy tính được phân quyền “chỉ đọc” đến máy tính của người có liên quan sau khi được sự chấp thuận của người có thẩm quyền.
Trường hợp cần phải cung cấp hồ sơ cho các tổ chức hoặc cá nhân bên ngoài thì phải được sự chấp thuận của trưởng các bộ phận có liên quan

Results (English) 1:

The quality records must be stored carefully in a dry, clean places with the necessary preservation conditions to ensure the safety of records such as cabinets, shelves, fire prevention equipment, measures against the effects of chemical substances, humidity, flood prevention, termite , the mouse bites, dirty, blurry, lost, etc. For the record, the text only relevant ones are retrieved and updated. Records management staff is responsible for updating the follow-up borrowed and payable documents with the form ISO-BM/02-03 when loaned to ensure records are always tight control, avoiding loss or lost. For the record on the internal network or on computers, only the new authority is the right to access and update. The files contain records on a computer are "read only" permissions to the computer of the person concerned after the approval of a competent person.Case of need provided records for the organizations or individuals outside of it must be approved by the head of the relevant Department

Results (English) 2:

Quality records must be kept carefully in the dry, clean with the storage conditions necessary to ensure the safety of documents as cabinets, shelves, equipment and fire prevention measures prevention of the effects of chemicals, mold prevention, floods, termites, rats, dirty, smudged, lost, etc.
for text records, only those relevant to retrieve and access new to date.
the staff records management responsible for tracking updates to borrow and return books records in the form BM / ISO-02-03 each time the loan to ensure that records are always strictly controlled to avoid losing cool or misplaced. For documents on an intranet or on the computer, only authorized persons are entitled to access and update. The files contained on computer records are decentralized "read only" to the computer of the person concerned after obtaining the approval of the competent person.
In case of need to provide documents to organizations or individuals external personnel must be approved by the heads of the relevant departments